Ursache für Unwirtschaftlichkeit und Unzufriedenheit am Arbeitsplatz sind meist Schwachstellen in der Organisation – ein Problem, das intern oft nicht optimal gelöst werden kann. Der „Fremdblick“ auf die Ablauf- und Aufbau-Strukturen lohnt sich immer. Sie werden überrascht sein, welche Verbesserungen möglich und umsetzbar sind.

Untersuchung Ihrer Organisation mit praxisorientierten Vorschlägen

Im Rahmen einer kritischen Analyse erarbeiten wir Vorschläge, wie Ihre Institution Leistungen künftig noch effizienter erbringen kann. Hierbei gehen unsere Beraterinnen und Berater strukturiert vor, ohne Ihnen Checklisten oder Listen zum Ausfüllen in die Hand zu drücken. Wir arbeiten mit Ihnen vor Ort. Nur so können akzeptierte Lösungen gefunden werden.

Wie funktioniert das?

Schritt 1: Briefing

In einem Auftakt-Gespräch mit der Projektgruppe besprechen wir die Ziele der Organisationsuntersuchung. Wir setzen gemeinsam die Schwerpunkte fest und empfehlen mögliche Methoden.

Schritt 2: Information

Die Beschäftigten müssen informiert werden. Sie sind für eine Organisationsuntersuchung sehr wichtig. Schließlich erhalten die Beraterinnen und Berater von den Beschäftigten Auskünfte, Tipps zur Veränderung und Hinweise auf Systemfehler. Wir informieren deshalb entweder in einer Personalversammlung, in Werkstatt-Gesprächen oder auch abteilungsweise über Vorgehen und Ziele der Arbeiten.

Schritt 3: Ist-Analyse – Es geht los!

Je nach Schwerpunkt des Auftrags setzen wir unterschiedliche Erhebungsmethoden ein. Zur Analyse der Organisation nutzen wir folgende Methoden:

• SWOT-Analyse
• RISK-Analyse
• Analytische Personalbemessung / Stellenbemessung
• Aufgabenkritik
• Beschäftigten-Zufriedenheitsskala
• Prozessanalyse / Prozessoptimierung
• Geschäftsfeldanalysen

Neben der Nutzung der Prozessanalyse zur Optimierung der Ablauforganisation bzw. Geschäftsprozesse, analysieren wir Ihre Aufbauorganisation, um vorhandene Stärken und Schwächen zu identifizieren. Zudem betrachten wir das vorhandene Qualitätsmanagement und Controlling Ihrer Verwaltung und bewerten es. Personalbemessungen werden mittels Interview-Verfahren oder täglicher Aufschreibung mithilfe unserer Software „PAULA“ (https://paula-software.de/) durchgeführt. Für Mitarbeiter-Befragungen setzen wir unseren „PersonalKompass“ ein. Die Ergebnisse der Ist-Analyse werden in der Projektgruppe erörtert.

Schritt 4: Soll-Konzept

In dieser Projektphase werden mögliche Lösungen entwickelt. Wir optimieren z. B. gemeinsam Geschäftsprozesse oder optimieren Stelleninhalte bzw. Aufgabenbündel. Rahmenbedingungen werden in die Überlegungen einbezogen und gelegentlich Lösungen entwickelt, die auf den ersten Blick ungewöhnlich erscheinen.
Das Soll-Konzept stellen wir der Projektgruppe vor und erörtern es mit ihr.

Schritt 5: Umsetzung

Sind alle Ergebnisse und Veränderungsvorschläge mit Ihnen besprochen, leiten wir die Umsetzung mit einem Zeit– und Maßnahmen-Plan ein.

Das kommt auf Sie zu:

Oberstes Ziel unserer Organisationsberatung ist es, die Produktivität und Effizienz Ihrer Institution zu steigern. Daher werden unter Beteiligung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter …

1. der Untersuchungsumfang festgelegt
2. Strukturen und Abläufe auf die Ziele und Strategien Ihrer Verwaltung hin überprüft
3. Führungsinstrumente und Sachmittel-Einsatz untersucht und beurteilt
4. Schwachstellen, Störungen und Konflikte in Aufbau- und Ablauforganisation analysiert
5. Wissen und Erfahrung der Belegschaft erfasst, um nötige Anpassungen einzuleiten
6. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv einbezogen, so dass sie die Veränderungen positiv mittragen
7. die Kommunikation zwischen Beschäftigten, Leitung, Politik und Kunden gefördert
8. Reform-Vorschläge zur Optimierung der Organisation erarbeitet und abgestimmt

Das alles geschieht in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber und seinen Beschäftigten.

Nutzen für Sie:

Die Ergebnisse unserer lösungsorientierten Beratung bringen Ihre Institution auf dem Weg zu einem zukunftsfähigen Dienstleister deutlich voran.

Positive Effekte sind:

• Effizientere und deutlich kundenfreundlichere Leistungen
• Einsparungen in den Bereichen Sachkosten, Liefer- und Dienstleistungsverträge
• Höhere Kostentransparenz
• Transparenz des Personalbedarfs durch Einsatz analytischer Methoden
• Fortschreibungsfähiger Personalbedarf
• Besserer Personaleinsatz
• Eindeutigkeit von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
• Gerechtere Arbeitsverteilung

Stellen Sie jetzt die Weichen für die Zukunft!

Um für die Zukunft gerüstet zu sein, muss die bestehende Organisation immer wieder hinterfragt und optimiert werden. Wir helfen Ihnen, den nötigen Wandel herbeizuführen.

Denn: Veränderungen sind die einzige Möglichkeit, sich zu entwickeln.

Lernen Sie uns kennen und finden Sie heraus, wie Sie von unserer Kommunalberatung profitieren können. Rufen Sie an: 0228 / 433 81 0.

Flyer zum Thema „Organisationsuntersuchung im Bürgerbüro“

Flyer zum Thema „Aufgabenkritik“

Die wirtschaftliche Erledigung von Aufgaben wird für Politik und Verwaltungsleitung immer wichtiger. Damit einher geht die Frage: Wieviel Personal ist für eine effiziente Erfüllung gestellter Aufgaben nötig? Unser Tipp in diesem Zusammenhang ist die Software PAULA. Damit können Sie Daten aus Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfs-Erhebungen (Personalbemessungen) ganz einfach auswerten. Mehr erfahren Sie hier: https://paula-software.de/produkt/

Eine Auswahl von Beispielprojekten finden Sie hier…