Sekretariat und Ratsinformation, Kommune, Niedersachsen, 164.000 Einwohner

Stellenbemessung und Organisationsuntersuchung der Vorzimmer der Vorstände in einer Kommune (mit Schnittstelle zum Sitzungsdienst)

Ziel:
Die Vorzimmer der drei Verwaltungsvorstandsmitglieder stehen seit geraumer Zeit in der Kritik. Man vermutet neben unterschiedlicher Arbeitsweisen einen großen Unterschied in der Intensität der Arbeiten. Zudem werden die Vorlagen für den Sitzungsdienst für den gesamten FB hier zusammengetragen, geordnet und in das RIS eingestellt.

Die Unternehmensberatung Management consult wurde mit der Untersuchung der Arbeitsplätze beauftragt.

Vorgehen:

  • Exploration mit Querschnittsbereich
  • Explorationsgespräche mit den Mitgliedern des Verwaltungsvorstandes
  • Informationsgespräche mit den Stelleninhabern
  • Durchführung von Stellenbemessungsinterviews (je vier Stunden) mittels PERT-Methodik
  • Analyse und Dokumentation
  • Ergebnispräsentation für Vorstände und Mitarbeiter/innen

Methode: PERT Methode

Ergebnis:
Verbesserungsvorschläge hinsichtlich der Telefonie (Telefon und Software für Adressverwaltung), Optimierungsvorschläge zur Verbesserung von Arbeitsabläufen (Wiedervorlage, Besucherempfang, Postmanagement), fortschreibungsfähiger Stellenbedarf, geringfügiger Stellenmehrbedarf in einem Vorstandsbereich