Prozessanalyse und –optimierung für die Bibliothek einer Bundesbehörde, Hamburg

Ausgangssituation: Die Bibliothek ist als Spezialbibliothek einer Behörde tätig. Seit über 100 Jahren wird hier Fachliteratur zur Seeschiffahrt und Hydrographie gesammelt. Es werden über 150.000 Medien (Bücher, Zeitschriften, Forschungsberichte, Atlanten, Sonderdrucke, CD-Rom`s, Videos) und 45.000 deutsche Seekarten zur Recherche angeboten.

Die Literatur kann über den EDV-Katalog und über das Internet angesteuert werden. Gefundene Literatur kann ausgeliehen werden oder in den Bibliotheksräumen studiert werden.

Über Datenbanken und Internet wird Literatur, die im eigenen Haus nicht vorhanden ist, recherchiert und geliefert. Die Bibliotheken sind an fünf Werktagen geöffnet.

Ziel: Optimierung der Prozesse, Vorbereitung der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 ff

Vorgehensweise:

  • Einzel- und Gruppengespräche mit Mitarbeitern und Vorgesetzten
  • Prozessdokumentation
  • Prozessoptimierung in Zusammenarbeit mit den Beschäftigten
  • Dokumentation und Verabschiedung der optimierten Prozesse

Ergebnis: Optimierte Ablauf- und Aufbauorganisation, Verbesserung der Qualität und der Arbeitsgeschwindigkeit