Strategische Steuerung und Rat; Team Protokoll, Veranstaltungsmanagement, Niedersachsen, 157.000 Einwohner

Organisationsuntersuchung mit Aufgabenkritik, Prozessanalyse und Stellenbemessung im Referat Strategische Steuerung und Rat, Team Protokoll

Ziel:

Der Untersuchungsbereich führt die Organisation und das Protokoll sämtlicher städtischen Veranstaltungen durch.
Darüber hinaus organisiert der Arbeitsbereich alle Ehrungen.

Vorgehensweise:

  • Auftaktveranstaltung mit Lenkungsgruppe
  • Explorative Interviews mit der Referatsleitung sowie vier Teamleitungen
  • Interview mit Stelleninhaber/innen
  • Erhebung Ist-Zustand inkl. IT-Analyse
  • SWOT-Workshop
  • Konzeption Soll-Zustand

Methoden:

  • Explorative Interviews
  • Stellenbemessung mittels PERT-Interview
  • analytische Schätzung
  • Akten-/Vorgangsanalysen
  • Arbeitsbegleitende Beobachtung
  • SWOT-Analyse

Ergebnis:

  • Hinweise zur Systematisierung der Aufgabenstellungen im Veranstaltungsbereich
  • Aufarbeitung eines Veranstaltungsjahres mit Häufigkeiten und Zeitaufwand, Typisierung der Veranstaltungen
  • Empfehlung zum Software-Einsatz (Adressverwaltung, Raumreservierungen)
  • Wegfall eines k.w. Vermerks (0,50 VzÄ)