Personalbedarfs- und Organisationsuntersuchung im Standesamt

Ziel:

Die Beschäftigten im Standesamt schildern Überlastung wegen gestiegener Fallzahlen sowie neuer oder anderer Aufgaben.

Vorgehensweise:

  • Vorgespräch mit der Lenkungsgruppe
  • Information der Beschäftigten
  • Interviews mit den Beschäftigten
  • Ortsbegehung
  • Analyse der Fallzahlen
  • Aufgabenkritik
  • Personalbedarfsermittlung

Methoden:

  • Explorative Interviews
  • Aufgabenkritik
  • Fallzahlenanalyse
  • PERT-Gruppen-Interviews

Ergebnis:

Die Fallzahlenanalyse erbrachte erheblich höhere Werte als vor fünf Jahren. Die Steigerungsquoten waren enorm. Darüber hinaus nahmen Aufgaben wie die Dokumentenprüfung sehr viel Zeit in Anspruch (Anerkennung ausländischer Urkunden). Die Service-Orientierung aller Beschäftigten im Standesamt war sehr ausgeprägt. Es werden auch Trauungen an Samstagen angeboten ebenso wie ein Tag mit langer Öffnungszeit und individuelle Termine-Absprachen.

Folge: Erhöhung der notwendigen Stellen (+ 1,42 VzÄ)