Auswirkungen der Sparpolitik?

Immer mehr Bürgerbüros werden den wartenden Kunden nicht mehr gerecht. Unmut macht sich breit – sowohl bei Bürgern als auch bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Urlaubszeit, Ausfälle durch Krankheit und zu wenig Personal sind die Gründe.

Ein logistisches Warte-System lautet die Lösung! Denn damit können Sie sich flexibel auf Veränderungen der Nachfrage einstellen. Auf Wunsch entwerfen wir ein solches Wartesystem für Ihr Bürgerbüro.

Warteschlangen entstehen immer dann, wenn dem Bedien-Prozess nicht genug „Ressourcen“ zur Verfügung gestellt werden.

Für den Ankunfts- und Bedien-Prozess stellt Management consult eine den voraussichtlichen Verlauf vorhersagende (stochastische) Betrachtung an. Je besser die statistischen Eigenschaften von Ankunfts- und Bedien-Prozess modelliert werden, desto genauer werden die Ergebnisse. Praktisch: Zunächst ermitteln wir die Publikumsmenge für einen bestimmten Zeitraum. Das Ergebnis ist die Basis unserer Berechnungen.

Um ein Wartesystem zu entwerfen, brauchen wir zudem die mittlere und die maximale Länge der Warteschlange. Ebenso wichtig ist die Ermittlung der mittleren und maximalen Zeit, die ein Kunde im Warteraum und in der Beratung verbringt.

Management consult konzipiert das Wartesystem so, dass die Kunden nach einer akzeptablen Zeit das Wartesystem verlassen. Dies verhindert, dass Ihre Kunden zu lange warten müssen oder wegen überfüllter Warteräume abgewiesen werden. Unser System ist flexibel in der Anwendung und sichert Ihnen zufriedene Kunden.

Neugierig wie es funktioniert? Gerne sprechen wir mit Ihnen in einem unverbindlichen persönlichen Erstgespräch über Ihre Wünsche und Ziele in Sachen Bürgerbüro. Rufen Sie an: 0228 / 433 81 0.

Vor der Optimierung ist nach der Optimierung – nur wer seine betrieblichen Abläufe kontinuierlich verbessert, kann seine Ziele für die Zukunft erreichen. Doch wo liegen die Schwachstellen in Ihren Prozessen? Ihre Mitarbeiter zeigen es Ihnen – motivieren Sie sie zu kreativen Problem-Lösungen!

Durch ihre praktische Tätigkeit im Produktionsprozess können Mitarbeiter Probleme erkennen und lösen. Nutzen Sie dieses Potenzial, um Ihre Prozesse zu optimieren.

Management consult hilft Ihnen dabei – mit einem Prozessglättungs-Konzept, das sich in unseren Organisationsuntersuchungen vielfach bewährt hat.

Diese Methode sieht vor, Ausnahmen im Ablauf zu standardisieren und somit Prozesse zu glätten. Die Prozesse werden damit sicherer. Und je einfacher sie sind, desto weniger Ausnahmen kommen vor. Niedrigere Kosten sowie bessere Möglichkeiten zur Steuerung sind die Folgen.

Glattere Prozesse erreichen wir für Sie durch …

• … räumliche Nähe (z.B. im Baubereich, der die Einheiten „Umwelt“ und „Planung“ räumlich möglichst nebeneinander platziert)
• … Nutzung von Zeit-Potenzialen, um Durchlauf-Zeiten zu reduzieren
• … Beseitigen von Puffern (z.B. Wartezeiten) zwischen den Prozess-Schritten
• … Beseitigen von Schnittstellen, die einen glatten Durchlauf behindern

Gemeinsam Lösungen entwickeln und umsetzen

Doch nur die Kernprozesse können im Rahmen einer Organisationsuntersuchung geglättet werden. Sie werden im Projekt-Team ausgewählt und mit dem Auftraggeber abgestimmt.

Zur Definition wesentlicher Prozesse empfehlen wir folgende Prüfpunkte:

• Prozesse mit einer hohen Ressourcen-Bindung
• Prozesse mit einem hohen Fall-Aufkommen
• Prozesse mit erkennbarer wirtschaftlicher Bedeutung
• Prozesse mit (mehreren) fachdienstübergreifenden Schnittstellen
• Prozesse mit bereits erkannten „Brüchen“ und Schwachstellen

Ergebnis der Prozess-Glättung: professionelle, DIN gerechte Arbeitsabläufe, wie sie auch im Rahmen eines Qualitätsmanagements genutzt werden. Dokumentiert liegen damit (in Ergänzung mit Stellenbeschreibungen) die Grundlagen für ein Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2008 ff. vor.

Festgelegte Arbeitsabläufe helfen Stellenvertretungen oder neue MitarbeiterInnen zu einer schnellen Orientierung. Intern können solche Prozess-Darstellungen zu praxistauglichen Checklisten konkretisiert werden.

Management consult glättet die Prozesse bereits während der Ist-Aufnahme. Gemeinsam mit den betroffenen Beschäftigten werden die Geschäftsprozesse aufgenommen und gleichzeitig optimiert.

So kann auch Ihr Unternehmen dauerhaft wettbewerbsfähiger werden.

Wo liegen in Ihren Prozessen Fehler, Abweichungen, Verschwendung, Hindernisse, Probleme und Mängel? Gerne entwickeln wir auch für Ihr Unternehmen ein entsprechendes Prozess-Glättungs-Konzept. Informieren Sie sich vorab in einem unverbindlichen Erstgespräch. Anruf genügt: 0228 / 433 81 0.

Haben Sie sich ein Projekt vorgenommen, überlegen aber noch, wie Sie das Ganze effizient planen, steuern und kontrollieren können? Handelt es sich dabei eventuell sogar um ein Projekt, für das Sie EU-Förderung beantragen möchten?

Wichtig für den Erfolg ist vor allem das fachliche Know-how verknüpft mit Erfahrungen aus vergleichbaren Vorhaben. Ist die entsprechende Kompetenz oder Zeit im Hause nicht vorhanden, holen Sie sich einfach fachkundige Hilfe:

Beratung bei der Durchführung von Projekten

Gerne entwickeln unsere Berater einen detaillierten Zeit- und Maßnahmen-Plan für Sie, der allen Beteiligten eine zuverlässige Orientierung über den jeweiligen Status auf dem Weg zum Ziel verschafft.

So auch bei jenem aus 50 Einzel-Projekten bestehenden Mega-Projekt, dessen detaillierte Planung eine große Kommune vor kurzem bei Management consult in Auftrag gegeben hat:

Um das Gesamt-Projekt sachlich-inhaltlich zu strukturieren, wurden die einzelnen Teil-Projekte zunächst verschiedenen Handlungsfeldern zugeteilt. Gemeinsam mit vielen Fachämtern haben unsere Projekt-Profis dann Meilensteine erarbeitet, logische Verknüpfungen zwischen den Arbeitspaketen ermittelt, die Zeiträume der Bearbeitung je Arbeitspaket in Tagen oder Wochen geschätzt und Feinabstimmungen und Überarbeitungen vorgenommen. Immer wieder wurde überprüft, ob der Terminplan realistisch ist und gegebenenfalls Änderungen vorgenommen. Mit dem erfreulichen Ergebnis:

“So schnell haben wir noch nie einen Projektplan auf die Beine gestellt”, äußerte sich einer unserer Kunden nach der Präsentation erleichtert.

Besonders bei EU-Förderprogrammen ist eine professionelle Projektplanung wichtig, damit Verwendungsnachweise pünktlich abgegeben und der Finanzierungsrahmen eingehalten werden. Als erster Schritt empfiehlt sich daher das Beratungsgespräch bei kompetenten Institutionen oder Unternehmensberatern.

Erfolgreich Konzepte entwickeln und realisieren

Holen auch Sie sich die Projekt-Kompetenz, die Sie zur Planung, Durchführung und Auswertung Ihres Projektes brauchen. Erläutern Sie uns in einem unverbindlichen Vorgespräch Ihr Vorhaben. Nehmen Sie telefonisch Kontakt auf unter 0228/433 81 0.

Buch-Tipp:

• Elisabeth Mehrmann, Thomas Wirtz: Effizientes Projektmanagement, ECON (2002)

Link-Tipp:

Hier finden Sie ein Glossar und Checklisten zum Thema “Projektmanagement”

Untersuchung Ihrer Organisation mit praxisorientierten Vorschlägen

Im Rahmen einer kritischen Analyse erarbeiten wir Vorschläge, wie Ihre Institution Leistungen künftig noch effizienter erbringen kann. Hierbei gehen unsere Beraterinnen und Berater strukturiert vor, ohne Ihnen Checklisten oder Listen zum ausfüllen in die Hand zu drücken. Wir arbeiten mit Ihnen vor Ort. Nur so können akzeptierte Lösungen gefunden werden.

Wie funktioniert das?

Schritt 1: Briefing

In einem Auftaktgespräch mit der Projektgruppe besprechen wir die Ziele der Organisationsuntersuchung. Wir setzen gemeinsam die Schwerpunkte fest und empfehlen die möglichen Methoden.

Schritt 2: Information

Die Beschäftigten müssen informiert werden. Sie sind für eine Organisationsuntersuchung sehr wichtig. Schließlich erhalten die Beraterinnen und Berater von den Beschäftigten die Auskünfte, Tipps zur Veränderung und auch Systemfehler aufgezeigt. Wir informieren deshalb entweder in einer Personalversammlung, in Werkstattgesprächen oder auch abteilungsweise über Vorgehen und Zielsetzung der Arbeiten.

Schritt 3: Ist-Analyse – Es geht los!

Je nach Schwerpunkt des Auftrags setzen wir unterschiedliche Erhebungsmethoden ein. Zur Analyse der Organisation nutzen wir folgende Methoden:

• SWOT-Analyse
• RISK-Analyse
• Analytische Personalbemessung / Stellenbemessung
• Aufgabenkritik
• Beschäftigten-Zufriedenheitsskala
• Prozessanalyse / Prozessoptimierung
• Geschäftsfeldanalysen

Neben der Nutzung der Prozessanalyse zur Optimierung der Ablauforganisation bzw. Geschäftsprozesse, analysieren wir Ihre Aufbauorganisation, um vorhandene Stärken und Schwächen zu identifizieren. Zudem betrachten wir das vorhandene Qualitätsmanagement und Controlling Ihrer Verwaltung und bewerten es. Personalbemessungen werden mittels Interview-Verfahren oder täglicher Aufschreibung mithilfe unserer Software „PAULA“ durchgeführt. Für Mitarbeiter-Befragungen setzen wir unseren „PersonalKompass“ ein.
Die Ergebnisse der Ist-Analyse werden in der Projektgruppe erörtert.

Schritt 4: Soll-Konzept

In dieser Projektphase werden mögliche Lösungen entwickelt. Wir optimieren z. B. gemeinsam Geschäftsprozesse oder optimieren Stelleninhalte bzw. Aufgabenbündel. Rahmenbedingungen werden in die Überlegungen einbezogen und auch schon einmal Lösungen entwickelt, die auf den ersten Blick ungewöhnlich erscheinen.
Das Soll-Konzept stellen wir der Projektgruppe vor und erörtern es mit ihr.

Schritt 5: Umsetzung

Sind alle Ergebnisse und Veränderungsvorschläge mit Ihnen besprochen, leiten wir die Umsetzung mit einem Zeit– und Maßnahmen-Plan ein.

Das kommt auf Sie zu:

Oberstes Ziel unserer Organisationsberatung ist es, die Produktivität und Effizienz Ihrer Institution zu steigern. Daher werden unter Beteiligung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter …

1. der Untersuchungsumfang festgelegt
2. Strukturen und Abläufe auf die Ziele und Strategien Ihrer Verwaltung hin überprüft
3. Führungsinstrumente und Sachmittel-Einsatz untersucht und beurteilt
4. Schwachstellen, Störungen und Konflikte in Aufbau- und Ablauforganisation analysiert
5. Wissen und Erfahrung der Belegschaft erfasst, um nötige Anpassungen einzuleiten
6. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv einbezogen, so dass sie die Veränderungen positiv mittragen
7. die Kommunikation zwischen Beschäftigten, Leitung, Politik und Kunden gefördert
8.  Reform-Vorschläge zur Optimierung der Organisation erarbeitet und abgestimmt

Das alles geschieht in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber und seinen Beschäftigten.

Nutzen für Sie:

Die Ergebnisse unserer lösungsorientierten Beratung bringen Ihre Institution auf dem Weg zu einem zukunftsfähigen Dienstleister deutlich voran.

Positive Effekte sind:

• Effizientere und deutlich kundenfreundlichere Leistungen
• Einsparungen in den Bereichen Sachkosten, Liefer- und Dienstleistungsverträge
• Höhere Kostentransparenz
• Transparenz des Personalbedarfs durch Einsatz analytischer Methoden
• Fortschreibungsfähiger Personalbedarf
• Besserer Personaleinsatz
• Eindeutigkeit von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
• Gerechtere Arbeitsverteilung

Stellen Sie jetzt die Weichen für die Zukunft!

Um für die Zukunft gerüstet zu sein, muss die bestehende Organisation immer wieder hinterfragt und optimiert werden. Wir helfen Ihnen, den nötigen Wandel herbeizuführen.

Denn: Veränderungen sind die einzige Möglichkeit, sich zu entwickeln.

Geben Sie Frauen und Männern die gleiche Chance? Was tun Sie in Ihrer Organisation dafür? Wer auch in Zukunft das Potenzial seiner Mitarbeiter optimal nutzen und genügend Fachkräfte haben will, muss gleichstellungsorientiert arbeiten. Es lohnt sich also für jede Organisation ein Gleichstellungs-Konzept zu erarbeiten und umzusetzen.

Doch gerade hier liegt in Wirtschaft und Verwaltung noch einiges im Argen. Wie sonst ist es zu erklären, dass in manchen Verwaltungen Frauen im Gegensatz zu Männern nur mit einem entsprechenden Training in Führungspositionen kommen? Gravierend ist auch die sogenannte Gender Pay Gap: Frauen bekommen für gleiche Arbeit, bei gleicher Qualifikation weniger Lohn – durchschnittlich 23 Prozent weniger, nach Angaben des Institutes für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung. EU-weit sind es nur 17 Prozent.

Was verhindert eine Gleichstellung in Ihrem Unternehmen? Wo liegen die Schwachstellen? Wie können Sie weibliche Talente für den Erfolg Ihrer Organisation besser nutzen, fördern und entwickeln? Welche Maßnahmen zur Gleichstellung können in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden?

Gerne beraten wir Sie zum Thema „Gender Mainstreaming“ und erstellen auf Wunsch einen individuellen Maßnahmen-Plan für Ihre Organisation. Rufen Sie uns an und vereinbaren einen Beratungstermin: 0228 / 433 81 0

Kennen Sie schon unsere Leistungen im Bereich Web-Evaluation?

Ein guter Internet-Auftritt ist heute für den Erfolg eines Unternehmens unverzichtbar.

Informationen werden schnell gefunden. Die Texte sind verständlich und schnell lesbar geschrieben. Und die Navigation ist einfach zu bedienen. So erwarten es die Besucher Ihrer Website. Sie  möchten sich in ihren Wünschen und Interessen verstanden fühlen.

Nur wenn Sie die Motivation Ihrer Kunden und Interessenten kennen, kann Ihre Web-Präsenz zielgruppengerecht gestaltet oder optimiert werden.

Management consult erforscht durch eine Web-Evaluation die Qualität Ihrer Website. Unser Baustein-Konzept garantiert, dass alle Facetten evaluiert werden. Dies tun wir durch

• Experten-Evaluation
• Studio Usability-Test
• Traffic-Analyse
• Nutzer-Befragung

Sie möchten mehr erfahren? Dann fordern Sie einfach unsere Broschüre Web-Evaluation kostenfrei an. E-Mail an info[at]managementconsult.de mit dem Stichwort „Broschüre Web-Evaluation“ reicht.

Für diejenigen, die es noch nicht wissen: Bonn liegt im Rheinland und im Rheinland wird Karneval gefeiert. Jedes Jahr – Ausnahmen bestätigen die Regel. Am 11.02.2010 geht es bei uns in Bonn-Beuel (auf der Schäl Sick) los: Das Rathaus wird erstürmt und die Frauen übernehmen die Macht. Beuel zählt zu den historischen Wiegen des rheinischen Karnevals mit Köln, Düsseldorf und Mainz. Dort wurde 1824 die Weiberfastnacht geboren. Am Morgen der Weiberfastnacht, dem Donnerstag vor Rosenmontag, findet die traditionelle Erstürmung des Beueler Rathauses statt. Dabei versuchen die Stadtväter jedes Jahr aufs Neue und selbstverständlich vergeblich, den Schlüssel der Stadt vor den heranstürmenden Beueler Wäscherinnen und der Beueler Wäsche-Prinzessin zu schützen.

Am Sonntag bilden die Karnevalisten dann den Li-Kü-Ra, einen karnevalistischen Umzug. Rosenmontag erstickt dann ganz Bonn im bunten Treiben und feiert auf den Strassen beim Rosenmontagszug.

Am Mittwoch, den 17.02.2010, endet dann die Karnevalssession mit einem traditionellen Fischessen.

Lange Rede kurzer Sinn: Unser Büro bleibt am 11.02. und am 15.02.2010 geschlossen. Die Tage dazwischen sind mit wenig Personal besetzt. Wir bitten alle Nicht-Karnevallisten um Verständnis!

Wochenmärkte ziehen viele Menschen in die Städte. Sie versorgen die Bevölkerung mit Produkten des täglichen Bedarfs und sind mittlerweile zu einem wichtigen Wirtschaftsfaktor geworden. Unsere Kompetenz in Sachen “Mobiler Handel”  haben wir seit 2003 im Verlauf vieler Projekte und dem fachlichen Austausch auf internationaler Ebene kontinuierlich vertieft.

So auch im Januar 2010 durch die Teilnahme unserer Senior-Beraterin Sarah Kudermann am Kongress “Strategy for street markets – Regional experience and international comparison” in Turin (Italien).

Den Vortrag, den sie als Gast-Referentin dort gehalten hat, haben wir hier für Sie ins Netz gestellt:

“Markets, territory and consumers in Germany”

Siehe auch den Artikel auf der Website des EU-Projektes Med Emporion über diese Konferenz

Weitere interessante Referenzen zum Thema Wochenmärkte / Mobiler Handel finden Sie unter http://www.managementconsult.de/referenzen/handel/

… mit unserem PersonalKompass!

Der PersonalKompass ist ein Tool zur professionellen Mitarbeiterbefragung. Er liefert Ihnen, über ein diffuses Stimmungsbild hinaus Daten, die viel über die Produktivität Ihres Unternehmens aussagen – zum Beispiel Bindung, Engagement und Motivation, Fehlzeiten und Fluktuation Ihrer Mitarbeiter. Die Auswertung dieser Daten hilft Ihnen, durch nachhaltige Verbesserung von Strukturen und Prozessen den richtigen Kurs in eine erfolgreiche Zukunft einzuschlagen.

Aussagekräftige Ergebnisse bekommen Sie jedoch nur, wenn Sie die Befragung Ihrer Mitarbeiter methodisch sauber durchführen. Damit Ihnen das ohne großen Aufwand gelingt, haben wir den PersonalKompass entwickelt. Dieser deckt viele verschiedene Aspekte einer Mitarbeiter-Umfrage ab. Zum Beispiel:

• allgemeine Zufriedenheit
• Organisation des Arbeitsbereiches
• Führung und Zusammenarbeit
• bestehende Arbeitsbedingungen
• Fluktuation

und vieles mehr. Ihre Mitarbeiter können Ihnen somit schnell und einfach ein ehrliches und aussagekräftiges Feedback geben.

Ihre Mitarbeiterbefragung gestalten wir je nach Ihren Wünschen und Zielen. Dabei können Sie zwischen zwei grundsätzlichen Verfahren auswählen:

• Möchten Sie eine aussagekräftige, schnelle und kostenkünstige Lösung?

Dann wählen Sie unser sofort einsatzfertiges Standard-Verfahren:

Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter füllen einen bereits bestehenden Standard-Fragebogen aus. Diesen werten wir aus. Sie bekommen einen umfassenden Bericht nebst grafischen Auswertungen in elektronischer Form.  Zusätzlich erhalten Sie einen Vergleich Ihrer Ergebnisse mit den Durchschnittswerten anderer Unternehmen.

[Hier bekommen Sie einen Einblick in dieses Verfahren der Mitarbeiterbefragung ...]

• Möchten Sie ein präzise auf die Individualität Ihres Unternehmens abgestimmmtes Befragungs-Tool?

Dann wählen Sie unser Profi-Verfahren:

Dabei teilen Sie uns Ihre Wünsche mit. Sie bekommen dann einen speziell für Ihr Unternehmen zugeschnittenen Mitarbeiter-Fragebogen. Sie wählen aus, ob Sie eine Online-Survey oder eine schriftliche Befragung möchten.

Möchten Sie die Produktivität und Loyalität Ihrer Mitarbeiter steigern? Dann sollten Sie eine Mitarbeiterbefragung professionell durchführen und auswerten. Dabei stehen wir Ihnen gerne mit kompetenter Beratung zur Seite. Vorab sprechen wir bei einem unverbindlichen Kennenlernen über Ihr spezielles Befragungsprojekt. Rufen Sie einfach an: 0228 / 433 81 0

Link-Tipps:

• Weitere Informationen finden Sie in unserem Flyer, den Sie sich hier downloaden können…
• Wie wir eine Online-Personalbefragung für Sie durchführen, erfahren Sie hier…

Nach einer Analyse der Schwächen und Erfolgspotenziale Ihres Unternehmens helfen wir Ihnen, einen konkreten Handlungsplan zu entwickeln. Hier ein Beispielprojekt:

• Potenzialberatung und Organisationsentwicklung